Cobrar tudo de novo depois de receber parte dos arquivos faz o cliente perder tempo e esconde o que ainda bloqueia o mês.
Para cobrar só o documento pendente, na competência certa, defina quais informações sustentam a decisão, quem confere a entrega e quando é preciso parar para confirmar.
- Como desenhar a rotina
- Um caso fictício para testar o processo
- Critério de revisão e métrica de acompanhamento
- Skill gratuita para colocar o método em prática
Como organizar a rotina
Use uma linha por documento esperado e competência. Recebido indica que chegou algum arquivo. Conferido indica que a equipe confirmou tipo, período e legibilidade. Um arquivo no mês errado exige correção do item, com uma explicação específica.
Antes de enviar lembretes em lote, simule três casos: arquivo recebido, arquivo do período errado e cliente sem canal confirmado. O segundo pede correção e o terceiro pede ação interna.
Um exemplo na prática
Exercício fictício. C-22 em Goiânia enviou o extrato de setembro. O painel mostra que falta o de outubro. A planilha de vendas de outubro já foi recebida e aguarda conferência.
Peça só o extrato de outubro pelo portal definido. A planilha de vendas vira tarefa interna. Marque o extrato de setembro como recebido para setembro e preserve a pendência de outubro.
Como revisar com a equipe
Se o cliente afirma que já enviou e a equipe ainda não conferiu, retire a cobrança automática da fila até validar. Defina como registrar quem conferiu e em qual competência arquivou.
O lembrete identifica item e competência, e considera o último estado.
O que acompanhar
Acompanhe pedidos repetidos e dias entre primeira solicitação e conferência.
Referência de apoio: Perguntas frequentes da ANPD.
Aplique com a skill gratuita
Organizador de cobrança de documentos por competência inclui instruções, exercício e modelo de trabalho em CSV.
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